Планирање је први корак у управном процесу. Планирање се састоји од дефинисања стратегија које помажу у постизању претходно утврђених циљева.
У основи, планирање је алат који се користи у управљању за постављање циљева и одабир средстава за њихово постизање. Ово омогућава праћење конкретног и дефинисаног правца деловања. Планирањем можете одредити шта ће се радити, како ће се то радити, где и када и колико ће нас коштати.
Слично томе, овај алат за планирање омогућава нам да у садашњем тренутку одлучимо шта ћемо радити у будућности. Прво се дефинише проблем, затим анализира прошлост и саставља се план који морамо следити.
Кораци планирања
Заправо, свака компанија или организација постоји да би постигла одређени циљ. Стога мисија мора оправдати разлог постојања компаније у овом тренутку. Иако визија показује шта се компанија нада да ће бити у будућности.
Стога, јасна дефиниција мисије, визије и вредности компаније одређује врсту клијената којима служи, производе које нуди и потребе које задовољава. Планирање мора бити у складу са овим основним аспектима организације.
Главни кораци које треба следити у процесу планирања су:
1. Процените тренутно стање
Прво, процена ситуације треба да садржи анализу фактора који су најважнији за предузеће. Ти фактори могу бити економски показатељи, тржишни трендови, конкуренција и ресурси које компанија има.
Односно, планирање полази од окружења организације. Овим се утврђује сврха предузећа и дефинишу краткорочни, средњорочни и дугорочни циљеви који се очекују да се постигну. Настојање да искористи могућности и избегавање претњи из околине.
2. Дефиниција циљева и задатака
Друго, циљеви дефинишу најважније ствари које се организација нада да ће постићи краткорочно, средњорочно и дугорочно. Циљеви морају бити јасно дефинисани, стога морају бити реални, мерљиви и релевантни за организацију.
Циљеви су наравно заједничке тачке на којима сви запослени у предузећу морају радити. Постати кључне тачке које воде људе у поступцима и активностима.
3. Припремите акциони план
Треће, ако се желе постићи циљеви, неопходно је дефинисати акциони план. Акциони план указује на конкретне активности које треба предузети да би се испунили циљеви. Такође, ове конкретне акције могу бити стратегије или тактике које се морају спровести да би се испуниле сврхе плана.
4. Алокација ресурса
Четврто, ресурси потребни за спровођење плана могу бити људски, финансијски, физички и материјални. Ови ресурси морају бити додељени у складу са акцијама или активностима садржаним у планирању.
Ови ресурси ће свакако требати бити ефикасно организовани у процесу планирања. Исто тако, процес контроле мора се одржавати током извршења плана.
5. Извршите план
Пето, извршење укључује спровођење акционог плана у дело. За ово је потребно делегирати овлашћења, на исти начин доделити задатке и одговорности за постизање циљева плана. Током извршења плана, повратне информације могу се давати по потреби.
6. Контрола
Коначно, контрола је неопходна у процесу планирања како би се циљеви могли постићи. Из тог разлога се мора пратити како се активности спроводе и како се постижу циљеви.
Принципи планирања
Најважнији принципи планирања су:
1. Тачност
Изнад свега, приликом спровођења процеса планирања, оно треба бити што јасније и прецизније. Јер план мора да води конкретне акције које треба спровести. Због тога мора бити што је могуће конкретнији како не би био дифузан или превише уопштен. На тај начин ће бити могуће постићи да се циљеви постигну ефикасно и ефективно.
Исто тако, прецизност избегава импровизацију или неодређеност у извођењу. Да би план функционисао, мора се заснивати на стварним подацима и на прецизном и тачном образложењу.
2. Флексибилност
Организације се, наравно, увек мењају, тако да планирање мора бити флексибилно да би се лако прилагодило променама. Због тога мора бити у стању да се прилагоди променама које могу настати након израде плана.
Заиста, сваки план мора имати лабавост у непредвиђеним ситуацијама. Проналажење нових смерница за рад које омогућавају прилагођавање новим ситуацијама.
3. Јединство
Важно је напоменути да, иако је сваком одељењу организације додељен одређени циљ или циљ, целокупан план је усмерен на постизање заједничког циља. Односно, иако постоје посебни планови за сваку јединицу, сви морају бити усклађени са општим планом.
Свакако, сви морају бити савршено интегрисани да би се постигла одговарајућа координација функција, ресурса и активности. Само на тај начин је могуће постићи циљеве.
4. Изводљивост
С друге стране, план не би требало да буде толико амбициозан да га је немогуће остварити. Али не толико оптимистичан да се чини да је то врло лако постићи. Препоручује се да се план може извршити, прилагођавајући се условима и потребама организације.
Наравно, планирање мора бити реално, стога мора бити припремљено у складу са стварношћу, искуством и ресурсима које компанија има.
Карактеристике планирања
Главне карактеристике планирања су:
- То је алат који се користи за доношење важних одлука у организацији.
- Процес планирања тежи оптимизацији постизања циљева.
- Настоји да циљеве прилагоди потребама компаније и ресурсима којима располаже.
- Дефинише конкретне акције које се спроводе у садашњем тренутку за постизање будућих циљева.
- Планирање је рационалан и смишљен процес.
Врсте планирања
Међу врстама процеса планирања налазимо:
1. Стратешки
У сваком случају, стратешко планирање је оно што дефинише смернице деловања општег плана организације. Њу спроводе виши менаџери компаније. Укључује цело предузеће, углавном се утврђују и дефинишу средњорочни и дугорочни циљеви.
2. Тактика
С друге стране, тактичко планирање укључује посебне планове за сваку јединицу или одељење и они су подређени стратешком плану. То су врло детаљни планови, јер они воде смеру деловања сваког одељења. Због тога се оно назива и функционалним планирањем.
Обично укључује детаљан план за свако управљачко подручје компаније и увек је подређен општем плану предузећа. Такође су повезане са краткорочним одлукама.
3. Оперативни
То су углавном краткорочни планови, уско повезани са тактичким планирањем. То су акције и активности које се морају спроводити на најнижим нивоима пословне организације.
На овај начин, оперативно планирање одређује како ће се алоцирати ресурси за спровођење плана. То је краткорочно планирање за свако оперативно подручје. Утврђује кораке који се морају следити и времена у којима се морају испунити.
У закључку се може рећи да је процес планирања од суштинског значаја за компанију да постигне висок ниво перформанси. Па, кроз планирање се дефинишу циљеви који се очекују да се постигну. Поред тога, могу се одабрати најпогоднија средства да се то постигне. Без плана, људским, финансијским и материјалним ресурсима које компанија поседује не може се адекватно управљати.
