Бирократска школа управе је школа заснована на рационалним принципима. Ово, прилагођавање средстава циљевима који се очекују, чиме се гарантује ефикасност администрације.
Пре свега, разјаснићемо да је ова школа позната и као структуралистичка школа администрације. Његов највећи експонент је Мак Вебер, који сматра да је бирократија најприкладнији начин управљања модерним организацијама.
Такође, претходници ове школе настају у седамнаестом веку на крају европске ренесансе. Формално се појавио током четрдесетих година, а супротстављао се механичком начину функционисања класичне школе менаџмента и субјективности школе људских односа. Стога се појављује као нови предлог за ефикасно управљање модерним организацијама.
Сада се бирократска апликација за управљање може наћи у различитим организацијама. То може бити случај болница, школа, судова, цркава, војски и јавних и приватних предузећа.
Шта је бирократија?
За почетак, бирократија се може схватити као облик организационе структуре или организације коју карактерише скуп експлицитних и регулисаних поступака. Поред тога, подела одговорности, хијерархијски ниво и безлични односи су јасно дефинисани.
Карактеристике бирократије
Главне карактеристике бирократије су:
1. Рационалност
Само употреба рационалности може довести до ефикасности организације. Стога, свака активност и задатак који се спроводи морају следити рационалан приступ.
2. Хијерархија
Сваки запослени нижег ранга мора бити подвргнут контроли и надзору надређеног. Односно, систем власти је крут. Из тог разлога, структура организације мора бити хијерархијска, линеарна и крута.
3. Постоје прописи
Административна правила и поступци су дефинисани и о томе мора постојати писана евиденција. Стога су сви прописи легални.
4. Безлично је
Односи између чланова организације заснивају се на позицијама и хијерархији, а не на људима. Односно, свака позиција је независна од особе.
5. Дефинишите функције
Активности и функције радних станица морају се обављати у складу са утврђеним рутинама и процедурама. Подела рада један је од основних стубова бирократске управе.
6. Комуникација је формална
Комуникација је формална јер се о било којој активности или задатку који обавља запослени у компанији мора пријавити у писаној форми.
Најважнији фактори у бирократској школи менаџмента
Најважнији фактори за бирократску управну школу су:
1. Људско биће
Људско биће се сматра једноставно још једним ресурсом који се користи у организацији за постизање циљева. У овом систему, људско биће мора бити послушно прописима и стандардима успостављеним на свом радном месту.
2. Мотивација
Мотивација којом се управља у овом организационом систему јавља се на два различита начина. Један од облика мотивације је да се запослени може кретати у хијерархији.
Други облик мотивације је лични, у смислу да запослени жели да оствари професионалну каријеру у оквиру бирократије.
3. Комуникација
Комуникација унутар организације одвија се на два начина, узлазно и силазно. Низводно је у основи пренос наредби претпостављеног да их подређени послуша.
Асцендент иде од потчињеног ка надређеном. Генерално, то су извештаји или извештаји о раду и постигнутим резултатима. Такође подређени може изразити несугласице које пронађе у свом послу.
4. Вођство
Руководство није важна карактеристика овог система управљања, јер претпостављени мора само да обавља специфичне функције положаја који заузима.
5. Снага
Моћ у овом облику организације додељује положај, а не особа. Ауторитет је формалан. Једноставна чињеница да се заузима надређени положај даје доминацију над подређенима.
6. Сукоб
Генерално се сматра да нема сукоба, јер су функције и задаци јасно разграничени. Дакле, свако радно место или одељење мора ефикасно функционисати.
7. Доношење одлука
Одлуке се доносе механички. Ако постоји проблем, повезан је са утврђеним правилима и на тај начин се одлучује како се то решава.
8. Учешће
Наравно, ниво учешћа је потпуно нула. Сваки запослени је ограничен на испуњавање захтева положаја који заузима.
9. Промена
Промене је нешто чега се јако плашимо. Ако мора да се промени, сматра се да структура није успела јер мора да модификује своје акције.
10. Животна средина
Окружење се посматра као нешто што се не мења и што увек остаје непромењено. Практично се сматра нечим статичним.
Предности бирократске школе управе
Међу најважнијим предностима које налазимо:
- Дело тежи постизању циљева.
- Сваки члан зна које су његове дужности.
- Писана правила су јасна и прецизна.
- Процеси су рутински, аутоматизовани су и имају мање простора за грешке.
- Компанија има континуитет, иако долази до промене особља.
- Мање је сукоба, јер сви знају шта треба да раде.
- Поуздан је јер су процеси тестирани и раде.
Мане бирократске управе
Најважнији недостаци су:
- Односи су безлични.
- То генерише усаглашеност на послу, увек се ради исто.
- Пословни модели могу бити врло крути.
- Губимо вријеме на папирологију и гломазне формалне поступке.
- Може створити злоупотребу ауторитета.
- То узрокује промене у отпору.
У закључку се може рећи да школа бирократског менаџмента настоји да постигне ефикасност применом рационалних принципа. Бирократска управљачка структура је научно дизајнирана тако да све делује прецизно, посебно за постизање циљева и циљева организације.