Планирање пројеката састоји се од систематског процеса организације различитих задатака које треба извршити, као и потребних ресурса за њихово извршење.
Стога се планирање пројекта састоји од спровођења акционог плана за све фазе пројекта. У том смислу, говоримо о систематској организацији, јер она захтева низ корака. Поред тога, треба да знате шта имате или бисте могли имати да бисте постигли циљеве.
Зашто је планирање пројеката важно?
Када се појави нешто што не очекујемо, импровизација може бити опција. Међутим, није добра идеја то радити приликом управљања пројектом. Иако је истина да постоје процеси који се могу чинити једноставним, већина њих укључује велику сложеност. Стога њихово планирање постаје основна активност.
Због тога нам мора бити јасно шта желимо и како то желимо постићи, тако да ако погрешимо можемо предузети корективне мере. Добар план је пресудан када желимо да развијемо идеју, нови облик производње, технолошки напредак или било који други пројекат.
Како извршити планирање пројеката
Даље, видећемо кораке које морамо следити да бисмо правилно планирали пројекат. Заузврат, морамо знати да су то важне јер нам омогућавају да структуришемо активности и време које посвећујемо свакој од њих. На исти начин, не смемо изгубити из вида чињеницу да је план заузврат једна од фаза у реализацији пројекта.
- Прва и најважнија ствар је тачно знати шта желимо: Морате да дефинишете обим пројекта. Да бисмо то урадили, морамо знати све детаље онога што желимо да постигнемо.
- С друге стране, као додатак претходном кораку, неопходно је анализирати изводљивост: Добра идеја је бескорисна ако није одржива. То значи да пројекат мора бити у могућности да се изводи у погодним условима.
- Поред тога, важно је знати колики ће нам бити буџет и које ћемо ресурсе (укључујући људске) имати: Ова фаза пројекта је она која вам омогућава да пронађете инвеститоре, партнере, сараднике, па чак и запослене.
- С друге стране, неопходно је разрадити различите радне процесе: Овај трећи корак односи се на предлагање како ће пројекат бити покренут. Морате дефинисати који ће задаци или активности бити и како ће се спроводити. Што више детаља укључимо, то боље.
- Процена резултата: Сада је потребно описати како ће се резултати пројекта прегледати и вредновати. Потребно је знати индикаторе, параметре или променљиве које треба мерити. Овај корак је важан за подизање могућих исправки и планова за непредвиђене случајеве.
Све ове фазе завршиће се припремом извештаја који ће бити пројектни план. Овај приручник ће свима омогућити да знају пут, како ће се прећи и какав ће бити њихов допринос.
Пример планирања пројекта
Замислимо да желимо да изведемо пројекат који се састоји од стварања фабрике чипса. Потврдили смо да тржиште захтева оне које смо јели док смо били деца на сајмовима нашег града. Па, морате се бацити на посао и добро испланирати кораке које треба следити.
Видимо да оно што радимо је да пратимо фазе да бисмо спровели планирање пројекта. Прво дефинишемо шта желимо, фабрику чипса. Касније анализирамо да ли је одржив, радимо тржишну студију и потврђујемо да је то тражени производ. Треће, буџет, морамо знати шта нам је потребно за њихову производњу и како ћемо то финансирати. Тада креирамо радне процесе и како их оцењивати у будућности.