Званична организација је она која се планира и која успоставља скуп правила, структура и поступака који омогућавају наручивање активности организације.
Формална организација заснива се на подели рада, дефинисању различитих нивоа власти и стварању канала комуникације између радника.
Његову структуру и смернице планирају администратори организације и обично се одражавају у документима, стандардима, процесима и организационим шемама.
Односи изван формалне организације сматрају се неформалним организацијама, које спонтано настају између колега.
Компоненте формалне организације
- Добро дефинисан скуп правила и процедура: Који су претходно дизајнирани да би се постигао неки циљ или циљ.
- Циљеви и стратегије: Краткорочни и дугорочни циљеви су дефинисани заједно са стратегијама за њихово постизање.
- Симболички статус: Структура даје одређени статус члановима према њиховом положају и релативној моћи.
- Дефинисане активности: Организација дефинише активности сваког члана организације. Утврђују се обавезе и ограничења.
- Канали комуникације: Постоје дефинисани канали комуникације који морају бити у складу са хијерархијом и процедурама организације.
- Поступци координације: Дефинисани су поступци и механизми за координацију активности различитих чланова организације.
Порекло формалне организације
Порекло ове врсте организације је дизајн који су креирали власници и администратори који желе да дефинишу стратегије за успешно постизање својих циљева.
Постоје најмање три кључна елемента која дефинишу ову организацију:
- Подела рада: Састоји се од поделе посла на неколико основних активности како би се радници могли специјализовати и тако бити продуктивнији.
- Департментализација: Састоји се од стварања различитих одељења у истој организацији тако да је свако од њих одговорно за одређену активност или циљ. Тако на пример: одељење за маркетинг или одељење за односе с јавношћу. Како организација расте, одељења постају све сложенија и обично се стварају јужни одсеци или пододеле.
- Контрола: Састоји се од стварања механизама за контролу и мерење развоја активности организације.
Однос неформалне и формалне организације
Неформална организација може допунити или ојачати формалну организацију добрим односом и сарадњом између чланова организације. Међутим, неформална организација такође може ослабити формалну. То се дешава када је завист, антагонизам или када је неформална улога јача од формалне.
Пример у коме се формално не поклапа са неформалним јесте када, према утврђеној органској структури, постоји шеф одељења, али у пракси сви следе идеје и упутства друге особе која, иако нема положај шеф, има врло снажну личност и вођство.
Пример формалне организације
На следећој слици можемо видети организациону шему дизајнирану као део формалне организације предузећа:
