Надгледање пројекта односи се на извођење низа акција са циљем да се верификује тачан развој његовог извршења.
Стога надгледање пројекта, а након што је планирано, започиње са спровођењем пројекта.
Фаза праћења састоји се од провере да ли се извршавају различите фазе пројекта, на време и чине ли сваку од њих. Да би се то урадило, користи се низ параметара и променљивих који нам омогућавају да сазнамо да ли постоје одступања од почетног плана или не.
Значај праћења пројеката
Ова фаза је од суштинског значаја за успостављање неопходних мера за решавање проблема који се уочавају у извршењу. Не можемо нешто покренути ако претходно нисмо имали путоказ, као и процедуру за потврду да ли пројекат правилно функционише. Из тог разлога мора се успоставити јасно, концизно и детаљно праћење, са свим потребним за доношење одлука.
Поред тога, као што ћемо видети у следећем одељку, од суштинске је важности да се јасно утврди како ће се спроводити ово надгледање. Важно је да сви знају шта се од њих очекује и каква треба бити њихова акција у случају могуће непредвиђене ситуације.
Фазе праћења пројеката
Погледајмо сада детаљно које би могле бити најважније фазе у надгледању пројекта, као и његови главни захтеви.
- Измерите: Прво, морате мерити. Мерење је неопходно када желимо нешто да контролишемо. Морамо знати докле можемо да стигнемо или која ће бити ограничења за разматрање успеха или неуспеха. Због тога је неопходно подићи параметре и променљиве, као и поступке који се користе за њихову анализу.
- Састанак и анализа: Даље, морате упознати и анализирати одступања. Састанци би требали бити сажети, тачни и директни. О томе морате разговарати са индикаторима у руци и са копијом за сваког полазника. Са састанка се мора јасно утврдити у чему је проблем, као и његови узроци и последице.
- Потражите решења: У следећем кораку морате да одлучите којим путем да се реше ова одступања. За ову фазу најбоље је да свако ради у свом подручју и са својом групом или појединачно. На следећем састанку, ова решења ће се размотрити како би се изабрала најприкладнија.
- Поново измерите: Коначно, морате поново да мерите. Када се изврше исправке, анализа се мора поново користити да би се видело да ли су оне успеле. Ако смо били успешни, пројекат се наставља; у супротном, биће потребно почети испочетка.
Пример праћења пројеката
Даље, видећемо пример за завршетак.
Замислимо компанију која производи ципеле. Ова компанија производи ципеле и дистрибуира их у различитим продавницама са више брендова.
Да видимо какав би био процес.
На овој илустрацији можемо видети како би се вршило надгледање пројекта. Прво, успостављање параметара и мерних променљивих. На пример, број произведених ципела или број продатих ципела. Даље, морате проверити која врста ципела најбоље функционише. С друге стране, морате узети у обзир нове трендове који изазивају интересовање купца. На крају, морате поново да проверите и предузмете корективне мере ако је потребно.
