Мапа процеса је дијаграм који вам омогућава да графички видите све процесе који се изводе у оквиру организације и њихове међусобне везе.
Свакако, дијаграм омогућава посматрање свих процеса који се развијају у предузећу. Исто тако, фазе које чине сваки од процеса на специфичан начин. Овим се добија заједничка визија свих аспеката који се односе на сваки процес.
Поред тога, можете видети све међусобне везе између фаза сваког процеса. Као и везе између свих процеса, све се огледа у једном графикону који је мапа процеса.
Другим речима, графика представља општу визуализацију система како је организована цела компанија. Ово кроз своје процесе и своје међусобне односе.
Кораци за креирање мапе процеса
Најважнији кораци за израду мапе процеса су:
1. Разграничење процеса
Као што сви знамо, процес може бити врло опсежан, па је прикладно направити тачну границу. То подразумева да се приликом разграничења процеса мора разрадити шема која окупља све елементе система који ће бити представљени. Шема омогућава овај опсежни процес да се види једноставно и јасно.
2. Идентификација елемената
С друге стране, елемент је све оно што може утицати на процес и систем у целини. То могу бити аспекти попут инфраструктуре компаније, као и елементи који су потребни на улазу и излазу из сваког процеса. Мапа процеса приказује све ове елементе и односе који су успостављени између њих.
3. Идентификација оперативне линије
Слично томе, идентификација оперативне или функционалне линије омогућава посматрање редоследа који се мора следити за спровођење сваког процеса. Из тог разлога, у мапи процеса могуће је утврдити структуру и руте којима се мора ићи у оперативној линији.
4. Додајте процесе подршке
Наравно, процеси подршке могу помоћи у раду оперативне линије и линије управљања. Сви процеси подршке помажу у побољшању перформанси читавог система, због чега их је потребно прилагодити оперативној линији. Процеси подршке су углавном административне активности.
5. Додајте процесе који утичу на систем
Умјесто тога, постоје процеси унутар организације који могу утјецати на перформансе цијелог система. Стога се у овом кораку у процес додају сви функционални органи који утичу на читав систем. То могу бити подручја попут повратних информација и квалитета који утичу на цео процес уопште.
Зашто је направљена мапа процеса?
Израда мапе процеса може за компанију створити многе користи, а најважније су:
- Знајте како се тренутно развијају задаци и послови у организацији.
- Повећајте квалитет свега што се ради у предузећу.
- Побољшати процесе који се спроводе у организацији.
- Створите и развијајте нове и различите начине рада, посебно када пролазите кроз кризна времена.
- Измерите и процените шта се ради. Затим, с резултатима, ојачајте акције и перформансе.
Симбологија која се користи у процесним мапама
Велики број симбола користи се у процесној мапи и сваки од њих има своје значење. Неки од најчешће коришћених симбола су:
1. Стрелице
Заиста, стрелице показују смјер којим се слиједе токови. Помаже у читању дијаграма тока, јер указује на правац процеса. На пример, слева надесно или од врха до дна.
2. Правоугаоници
Док правоугаоници представљају функцију која се мора изводити и изводити. Користи се врло често, јер приказује радњу, операцију или задатак који се мора извршити.
3. Овали
С друге стране, овали означавају почетак или крај процеса. То су тачке у дијаграму тока које показују где започињете и где завршавате. Обично постоји само један почетак, али они могу имати више крајњих тачака за сваки корак.
4. Дијаманти
Исто тако, дијаманти представљају важну тачку у којој се мора донијети одлука. Стрелице које су означене са да или не генерално излазе из ове фигуре. Наравно, из сваког дијаманта излази само једна стрелица.
Другим речима, сваку тачку одлуке прати стрелица означена са да или не. Друга опција може бити тачна или нетачна.
5. Паралелограм
Слично томе, употреба паралелограма одражава улазе и излазе процеса у дијаграмима протока.
Врсте процеса
Процеси који се могу приказати на мапама процеса су:
1. Кључни процеси
На првом месту, кључни процеси су оријентисани на додавање вредности. Стога су они директно повезани са робом и услугама које компанија нуди. Стога клијент директно цени резултат ових процеса.
Наравно, ови процеси су кључни јер многа функционална подручја интервенишу како би се извршила и из тог разлога захтевају више ресурса.
Поред тога, то су процеси који помажу у постизању циљева, успостављању политика, коришћењу стратегија и општем пословању компаније.
2. Стратешки процеси
Друго, виши менаџмент успоставља стратешке процесе, јер они дефинишу како организација функционише и како се генерише вредност. Они служе као подршка посебно у одлучивању о стратешком процесу. Стратешки процес укључује планирање, спровођење стратегије и континуирано унапређивање организације.
3. Процеси подршке
Треће, процеси подршке подржавају кључне процесе и стратешке процесе. Они су од суштинског значаја за постизање циљева свих процеса и система компаније уопште.
На крају, можемо закључити да је мапа процеса од суштинске важности за глобалну визију рада организације и свих њених процеса. Помаже у разумевању и јасном дефинисању функција и актера који их извршавају. Све ово, узимајући у обзир организацију као управљање процесима који су међусобно повезани да би се постигао коначни резултат.