Књиговодствене књиге су они документи у којима се одражавају и одражавају све економске, финансијске и рачуноводствене информације предузећа. То ће рећи, сви потребни подаци се појављују у књиговодственим књигама да би се могло разумети економско-финансијско функционисање предузећа.
Ове књиге се периодично ажурирају поклапајући се са обрачунском годином. Када започне нова фискална година, креирају се и нове књиге. На пример, током 2016. године компанија је бележила информације у књигама те године. Почетком 2017. године, књиге 2016. године сматрају се финализованим и креирају се нове, које ће бити књиге 2017. У неким земљама фискална година се не поклапа са календарском годином
Традиционално, у књиговодственим књигама информације су се одражавале на папиру. Међутим, с порастом нових технологија, она је већ почела да прихвата књиговодствене књиге у дигиталном или компјутеризованом формату.
Књиговодствене књиге могу бити обавезне или добровољне.
Т рачунОбавезне књиговодствене књиге
Постоји низ књиговодствених књига које су обавезне јер их законодавац успоставља. Иако се једно или друго може успоставити у свакој земљи, најчешће су следеће:
- Књига дневника: Све операције које компанија спроводи су књижене. Визуелно је конфигурисан као низ књиговодствених књижења, поређаних хронолошки.
- Инвентарна књига: Укључује такозвани биланс сума и биланса пробних биланса. Другим речима, сви рачуни са билансом предузећа (имовина, обавезе, нето вредност, расход и приход) се периодично ажурирају. Последњи биланс сума и биланса мора се подударати са билансом стања за годишње рачуне. Поред тога, књига инвентара мора да садржи почетни биланс и такозвани инвентар, односно физичке јединице које чине инвентар предузећа и њихову процену (користећи било који од прихваћених метода процене).
- Годишњих рачуна: То су извештаји који одражавају економско-финансијске информације предузећа. Постоји 5 докумената: Биланс стања, биланс успеха, извештај о променама на капиталу, извештај о новчаним токовима и меморији. Годишњи рачуни се састављају једном годишње, односно периодично се не модификују, као претходни.
Обавезне књиговодствене књиге морају се похранити и озаконити у трговачком регистру. Поред тога, претходно их је морала одобрити Генерална скупштина акционара.
Провера равнотежеДобровољне књиговодствене књиге
Постоји још једна серија књиговодствених књига на којима законодавац не утврђује своју обавезну природу. Међутим, за интерно пословање предузећа, ове књиговодствене књиге су веома корисне и могу побољшати ефикасност предузећа. На добровољним књиговодственим књигама не постоји обавеза одобравања од стране партнера, нити обавеза депоновања и легализације у трговачком регистру. Најчешћи су следећи:
- Књига: Представља резиме свих рачуна главне књиге. Визуелно је конфигурисан у облику слова Т, бележећи сва кретања која утичу на задужење и кредит одговарајућег рачуна. Даје нам врло практичну визуелну слику стања на рачуну у било које доба године. Стање је разлика између задужења и кредита, што представља стање дуга када је задужење веће од кредита и стање кредита, када је кредит већи од задужења. Књигу би чинили сви Т-ови рачуноводствених рачуна (попут оног који можемо видети доле).
- Остале помоћне књиге: Међу осталим добровољним књигама можемо наћи банкарску књигу (која одражава кретање банака), благајну (која одражава кретање готовина или готовина - исплате и наплате), књига доспећа (где се одражавају и хронолошки уређују рочности рачуна које треба платити и наплатити) итд.