Пословни протокол - шта је то, дефиниција и концепт

Пословни протокол је документ за интерну употребу који регулише интерне поступке у организацији, помажући у стандардизацији квалитета робе и услуга.

Један од аспеката који побољшава конкурентност организација је квалитет њихових услуга, посебно када су у питању компаније које имају подружнице у разним местима.

Израда хомогених услуга и перцепција клијената о њима није лак задатак и захтева рад на стандардизацији. У том смислу, један од алата који овај рад подржава је Пословни протокол.

Али у компанији се током дана дешавају многи догађаји. На одређени начин, пословни протокол је средство помоћу којег ћемо деловати у одређеним ситуацијама. Стога, ако компанија успостави пословни протокол који ће следити у случају да се машина поквари, овај протокол ће означити кораке које треба следити у сценарију у којем се једна од наших машина прекине.

И тако у многим другим аспектима. Замислимо пожарни протокол, ово је врло добро познато. Свака компанија, у случају пожара, има протокол за напуштање објеката без претрпљења опекотина. Протоколи, проучивши маневре за њихову припрему, имају гаранцију успеха суочени са спонтаношћу проблематичног догађаја.

Стога је пословни протокол врста провереног водича за деловање, који се мора следити у сваком могућем сценарију, избегавајући тако проблеме који могу утицати на било који аспект наше компаније.

Шта је пословни протокол?

У зависности од државе, може имати различите конфесије. Међу њима су приручник за процедуре, кодекс добре праксе, интерна упутства итд.

Важно је да сви резултирају истим: успоставите водич о томе како одговорити на одређене ситуације, било код интерних или екстерних клијената.

Које су процедуре које пословни протокол регулише?

Постоје захтевнији протоколи од осталих, у зависности од компаније, али у погледу заједничких минимума, уобичајено је да се процедуре за корисничке услуге пронађу у уобичајеном контексту, у конфликтним ситуацијама, у продаји, у потраживањима итд.

А интерно, пословни протокол материјализује процесе организационе шеме компаније и комуникацију између функционалних подручја организације. На пример, транзит између продаје, фактурисања, залиха, рачуноводства и евиденција залиха је различит за сваку компанију.

Ова процедурална разлика утврђена је у пословном протоколу.

Структура пословног протокола

Пословни протокол може бити посвећен искључиво клијентима и спољној јавности, као и искључиво сарадницима и интерном особљу.

Али, поред тога, то може бити и мешовити документ који указује на правила и процедуре за обе публике у истом документу.

Структура пословног протокола за интерну публику

Усмерен је на раднике и дефинише формалне поступке које организација мора поштовати током свог рада.

То омогућава наређивање администрације и добијање сљедивости ради откривања одступања или грешака.

Примери пословног протокола за интерну публику

Ево неколико примера за боље разумевање ове врсте протокола:

• Протокол набавке: Поступак за тражење робе и / или услуга из функционалне области, на пример, маркетиншке области, у област задужену за обављање куповине, обично јединицу за набавку.
• Интерни протокол комуникације: Поступак којим се успостављају канали комуникације који се сматрају формалним у време вршења управљања између функционалних области или према руководству. На пример, употреба корпоративне е-поште, информативних белешки, хијерархије решавања проблема, између осталог.
• Жалбени протокол за узнемиравање на радном месту: Поступак за сигурну жалбу на случајеве узнемиравања на радном месту које трпе радници организације. Циљ је гарантовати стабилност посла и подршку онима који пријаве. На пример, анонимни канали за жалбе, јединица за радно окружење са независном хијерархијом у предузећу, интерни тужилац који прима жалбе радника без разлике у хијерархијској моћи.

Примери пословног протокола за спољну публику

Ево неколико примера за боље разумевање ове врсте протокола:

• Протокол корисничке службе: Процедура за примање, поздрављање, испуњавање ваших захтева и отпуштање клијента.
• Протокол пажње: Процедура за примање, слушање, садржавање и испоручивање решења купцима који се жале на квалитет производа.
• Продајни протокол: Основни поступак за пријем, присуствовање, ослушкивање потреба купаца, вођење, саветовање, праћење и навођење на процес куповине.

Предности пословног протокола

Протоколи су у свим областима деловања добро прихваћени, јер пружају јасност у вези са суочавањем са одређеним ситуацијама.

Неке од његових предности су следеће:

• Стандардизација: Једном када се протокол припреми, може се применити у свим подружницама организације, осигуравајући да се у свакој од њих спроводи поштовање принципа о квалитету услуге.
• Брендирање: То значајно доприноси стварању бренда компаније, јер се ове сталне акције одржавају током времена, стварајући заједницу клијената који могу да говоре у име компаније и препоручују је.
• Организација: Компаније које имају протоколе такође имају веће организационе капацитете. То је зато што се преко њих може разумети комплетна операција и порекло сваке радње.
• Обука: Протоколи омогућавају обуку нових сарадника који се придружују компанији. Његова студија олакшава и убрзава процес сазнања о њиховим улогама и функцијама, јер омогућава да се зна „кнов хов“ организације.

Пословни протоколи су одлична мера управљања, јер материјализују организациону структуру и пружају процедурални оквир, како између радника, тако и према клијентима.

Важно је напоменути да протоколи морају бити јасни и реални. Углавном зато што управљају поступцима међу људима, где свако реагује на различите начине. У том смислу, протоколи се могу прилагодити и / или модификовати током времена, како би се побољшали и интегрисали нови поступци, на основу искустава која се временом појављују.