Организација пројекта је она активност која омогућава груписање људских ресурса предузећа у најприкладније задатке. Све ово, ради постизања заједничког циља.
Организација пројекта се, према томе, састоји од организовања људи, распоређивања у одређене пројекте према њиховим квалитетима.
Обично је менаџер пројекта тај који обавља овај задатак. На исти начин, морате ефикасно и ефикасно управљати потребним ресурсима. На тај начин су управљање и организација уско повезани.
Значај организовања пројекта
Да би пројекат могао ефикасно да се води, он мора бити правилно организован. Ово је, чини се једноставно, чест проблем у компанијама. Ако не знамо тачно шта желимо и како ћемо искористити ресурсе да то прибавимо, организација ће пропасти. Отуда и значај добре организације.
Из горе наведених разлога, обука менаџера пројеката мора да укључује овај аспект. Неопходно је научити како их организовати како бисте касније могли да их усмерите. Један од начина да се изврши тачна расподела различитих ресурса у сваком задатку је добар организациони план. У следећем одељку видећемо од чега се он састоји.
План у организовању пројекта
План управљања усредсређен је на све активности које компанија спроводи, међутим, организациони план то чини, пре свега, на људском фактору. Јер главно је да се свака особа постави у најприкладнији задатак. Због тога је пожељно следити следеће кораке:
- Пре свега, морамо бити јасни око тога кога имамо: Морате направити попис људских ресурса, са њиховим предностима и недостацима. Јер морамо знати у чему је сваки добар да бисмо их распоредили на најпогодније место.
- С друге стране, то морате учинити и са задацима: Пројекат се мора раставити на његове најмање делове. Ово захтева одобрење осталог особља које је укључено. Једном када их добијемо, можемо створити табелу двоструког уноса са обе променљиве.
- Треће, свакој особи мора бити додељен задатак: За то морамо знати ко је најпогоднији за сваку активност. Овде морате узети у обзир своје академско искуство, своје професионално искуство и, наравно, личне мотивације на послу. У овом тренутку се може користити техника додељивања задатака као што је мађарска метода.
- На крају, потребно је утврдити рокове завршетка, дозволе за евентуална кашњења и одговарајући облик контроле.Дакле, након што се изврши сваки задатак, може се видети да ли је било одступања од планираног. Као што ћемо видети у наставку, у овом кораку је пресудна организациона шема.
Организациона шема у организацији пројекта
Шта је организациона шема? Организациона шема је граф који вам омогућава да посматрате структуру предузећа и знате ко је ко. Руководилац пројекта мора дубоко да разуме постојеће запослене, чија је сврха да буде у стању да организује, као и да то правилно уради, задатке и одговорне за њихово извршавање.
У том смислу имамо вертикалне, хијерархијске или линеарне организационе шеме, када је ауторитет јасан, а доношење одлука централизовано. С друге стране, имамо хоризонталне или кружне, у компанијама са замагљенијим ауторитетом. Такође, имамо и друге врсте као што су аналитичке, које нам омогућавају да знамо процесе или матрице, што је корисно за структурирање организације према процесима или пројектима.
Пример организације пројекта
Замислимо да желимо да изведемо пројекат. Пројекат се заснива на стварању и покретању компаније. На пример, консултантска фирма у рачунарском инжењерству.
Пре свега, директор се састаје са партнерима за промоцију пројекта.
- С једне стране, они заједно припремају циљеве које треба постићи и потребне задатке. Све ово треба да буде у писаној форми и што детаљније. Занимљива техника је такозвана „мождана олуја“ која се састоји од изговарања свих идеја које вам падну на памет и затим њиховог филтрирања.
- После овога, морате знати ко имамо, осим тима промотера. Прво, задаци које ће обављати и друго, запослени које ћемо ангажовати. Такође морате знати врсту уговора које ћемо предложити и накнаду која ће се добити.
- У следећем кораку време је за расподелу задатака и тај горе поменути мађарски метод може вам помоћи. Рачунарске услуге захтевају процес, од дизајна до програмирања и коначног резултата. Стога су корисни алат ПЕРТ дијаграми који омогућавају проналажење критичних путања сваког процеса.
- На крају, морате развити план организације пројекта. Ово се састоји у писању свега наведеног. Поред тога, успоставићемо начин контроле путем повратних информација и како ћемо исправити одступања. Све ово, не заборављајући адекватан план за непредвиђене догађаје.