Аутоматизација канцеларије је комбинација хардвера и софтвера за развој, аутоматизацију и дигитално бележење информација које су канцеларији потребне да би правилно спровела процесе и методологију.
Аутоматизација канцеларија рођена је крајем 40-их, али се развила око 70-их година 20. века. Увођење процесора за обраду текста, који су замењивали писаће машине у канцеларијама, имало је много везе са његовим пореклом.
Цхарлес Симонии је био творац аутоматизације канцеларија 1948. године лансирањем Мицрософт Оффице-а, уз сарадњу Рицхарда Бродие-а.
Несумњиво, овај концепт се увек односи и односи се на канцеларијски рад и алате који се користе за његово обављање.
Била је то врло иновативна промена. У том смислу, овај процес је послужио за поједностављивање канцеларијског посла, а створене су и нове могућности за његово обављање. Ручне активности, које су у то време биле главне, замењиване су, а неке аутоматизоване.
Административне процедуре, планирање састанака, увођење интернета, употреба рачунара и различитих процесора и канцеларијских компоненти били су у средишту позорности ради рационализације свих задатака.
Основни алати аутоматизације канцеларија
Ово су најистакнутији:
- Процесори текста: Широко се користи у канцеларијским пословима.
- Калкулатори: Компоненте које поједностављују све процесе рачуна и бројеви који се односе на задатке који се извршавају.
- Програми за управљање штампачем: Без сумње, неопходан објекат у било којој канцеларији који треба да претвори виртуелне документе у физичке.
- Програми тренутних порука: Веома корисно за комуникацију између радника и преношење непосредних информација.
- Базе података: Веома важно за бележење података који се односе на компанију, организацију или пројекат.
- Табеле: Нешто што се широко користи за бележење рачуна, на пример, или за одржавање ажурираног управљања рачуном.
- Факс машине: Попут штампача, и факс машине се широко користе у канцеларијама, понекад су обе компоненте укључене у исти уређај.
Аутоматизација канцеларије је велики напредак у канцеларијском раду.
Пример аутоматизације канцеларије
Програми попут Екцел, Ворд, ПоверПоинт револуционирали су начин рада. Ови програми су укључени у Оффице Оффице пакет. Ово продаје Мицрософт. Међутим, постоје слични пакети за аутоматизацију канцеларије који немају никакве трошкове.
Поред тога, наравно, остали поменути уређаји успели су да аутоматизују процесе и развију агилнији метод за извршавање канцеларијских задатака.