Анализа процеса је методологија која описује различите кораке који чине процес.
Важно је напоменути да је анализа сваког од корака у процесу од суштинске важности јер неки од њих додају вредност, а други производе само отпад. Анализа омогућава идентификовање оних корака који су негативни за рад предузећа. Оно што се тражи приликом спровођења анализе процеса јесте смањење или уклањање корака који производе отпад.
С друге стране, познавање и разумевање како процеси функционишу помажу у побољшању и осигурању конкурентности компаније. Ово, будући да омогућава да се на општи начин испита како функционишу процеси, па чак и нумерички подаци. Ови подаци пружају индикаторе времена потребног за процес, количину отпада, колико је људи укључено и потребан трошак.
На крају, оно што се тражи приликом извођења анализе процеса је раздвајање корака који чине процесе. Затим проучите сваки корак посебно, да бисте коначно утврдили да ли ради исправно или не, потражите начине да их побољшате.
Важни појмови у анализи процеса
Пре свега, најзначајнији концепти које треба савладати за боље разумевање анализе процеса су:
Шта је процес?
Процес је скуп корака или активности повезаних са сврхом постизања одређеног резултата. Сваки процес укључује низ улаза, који се трансформишу да би се добили излази. Излази одговарају крајњем или очекиваном резултату.
Шта је анализа?
Сада је анализа метода која се састоји од идентификовања компонената које чине целину или целину. Затим настављамо са одвајањем сваке од компоненти. Свака компонента мора бити детаљно испитана како би се знале њене карактеристике, природа и начин рада.
Кораци за развој анализе процеса
Главни кораци за извођење анализе процеса су следећи:
1. Идентификација процеса
Да бисте започели спровођење анализе процеса, прво морате идентификовати процесе који узрокују проблем. Ово, у циљу њиховог побољшања. Процеси који се морају побољшати биће они који не испуњавају утврђене циљеве.
2. Именовати радни тим
Након идентификације процеса који треба побољшати, следећи корак је одређивање групе људи која би требало да их прегледа и анализира. Најприкладније ће бити одабрати оне људе који знају за процесе или су повезани са њима.
Радни тим морају чинити:
- Особа која преузима улогу вође тима.
- Извршни директор компаније који има способност доношења одлука.
- Група радника упозната са процесом.
- Радници из других одељења који желе помно да прате побољшања.
3. Направите дијаграм процеса
Даље се саставља дијаграм процеса. Овај дијаграм олакшава графичку визуализацију процеса који треба побољшати. Дијаграм вам омогућава да на једноставан начин разумете поступак и да сваког члана тима сматрате одговорним за задатке које морају да изврше. У овом кораку је погодно дефинисати датуме почетка и завршетка анализе процеса.
4. Упознајте тренутну ситуацију у процесу
Овај корак вам омогућава да знате како се процес развија. После тога се мора тражити оптималан начин за његову примену како би се постигли бољи резултати. Да би се постигло побољшање процеса, важно је знати мишљења укључених радника. Такође је неопходно прегледати нумеричке податке о ефикасности процеса, шта је коначни циљ процеса и препреке које могу на њега утицати.
5. Одредите аспекте за побољшање
Након познавања тренутних перформанси процеса, важно је утврдити који су аспекти које треба побољшати. Аспекти које треба побољшати морају бити у корелацији са очекиваним циљевима процеса.
6. Редизајнирајте побољшани процес
Коначно, након извршавања свих претходних корака, нови побољшани процес је редизајниран. Овај редизајн се може извршити са свим информацијама до којих се дошло током горе поменутих корака. Редизајн новог процеса треба да буде усредсређен на постизање циљева. Ако се постигну очекивани циљеви, анализа је успешна и предузеће ће радити ефикасније.
Предности спровођења анализе процеса
Несумњиво, циљ спровођења анализе процеса није само прикупљање података и информација. Важно је да се добијени подаци и информације могу користити за одговарајућа и неопходна побољшања у процесима. У супротном, само бисте трошили време, труд и ресурсе.
Предности које се могу постићи употребом ове методологије су:
- Побољшати квалитет процеса.
- Повећати ефикасност компаније.
- Смањите трошкове имплементираних процеса.
- Поједноставите рад и активности.
- Учините рад уопште ефикаснијим и сигурнијим.
Врсте анализа процеса
Две најважније врсте анализе процеса су:
- Анализа процесног задатка: У анализи процесних задатака главни фокус су активности и задаци које људи обављају. Стога су најважнији у овој анализи људи или оно што раде.
- Анализа производних процеса: Анализа производа фокусира се на оно што се може урадити на објекту. Најважнији је предмет или шта се с њим може учинити.
Наравно, у анализи можете пронаћи редослед корака читавог процеса. Ови кораци и њихов одговарајући редослед могу се графички представити помоћу одређене симбологије.
Радни лист за анализу процеса
Генерално, да бисте извршили анализу процеса, можете користити једноставан лист који мора имати следеће колоне:
- Број: Овде се бележи број који одговара сваком од корака процеса, у складу са потребним редоследом.
- Кораци: Колона корака користи се за бележење и описивање сваког корака који се мора следити у процесу.
- Ток: Симбологија која се користи за визуализацију тока процеса налази се у колони протока.
- Време: У овој колони се користи одговарајућа јединица за мерење времена за бележење перформанси сваког корака.
- Графички симболи: У овом одељку тачан редослед сваког од корака процеса представљен је симболима.
Радни лист за анализу процеса биће представљен на следећи начин:
За крај, закључујемо рекавши да је анализа процеса врло корисна методологија за сваку компанију, јер када се изврши адекватна анализа процеса, врло је лако идентификовати и процијенити све кораке који подлијежу побољшању у процесима који представљају неки тип проблема. Поред тога, помаже у доношењу одлука за спровођење редизајна процеса који се морају побољшати како би се циљеви могли постићи.