Управљање пројектом је процес који осигурава да се пројекат развија од почетка до краја са свим додељеним ресурсима и у заказано време.
Управљање пројектима је дисциплина која се учи углавном из искуства. Супротно ономе што се дешава са пословним управљањем уопште, не постоји толико повезана библиографија.
А то је да пројекти могу имати различите природе; комерцијалне, еколошке, правне, образовне итд. а за свако подручје постоје ограничења и фактори који могу утицати на то да пројекат подлеже променама у свом првобитном дизајну, протежући се временом или у ресурсима.
Карактеристике управљања пројектима
Тешко је на то указати у дефиницији, али би се могло поједноставити на следећи начин.
Пројекат има циљ који се мора поделити на неколико конкретнијих. Да, врло слично истрази, али у овом случају за сваки специфични циљ морају постојати најмање следеће компоненте:
- Време извршења.
- Циљ извршења.
- Повезани ресурси.
- Распоред извршења (на пример од марта до децембра, укључујући све нерадне дане, попут празника и државних празника).
- Индикатори праћења.
- Одговоран за тај циљ.
Веома користан алат за управљање пројектима је Ганттова табела, која вам омогућава графичку визуализацију пројекта, распоређујући сваку његову фазу у боји.
Још једна врло важна ствар је трајно праћење и план за непредвиђене случајеве за сваки случај.
Приликом дизајнирања пројекта добро је направити листу могућих ризика и мера које треба предузети ако се желе реализовати. То ће вам омогућити да брзо делујете без импровизације.
Стално гледајте на активности и буџет
Извршење активности мора бити у складу са тренутним процентом буџета, па је важно успоставити фазе. На пример, пројекат у три фазе:
- 1: Марта до јуна 30% активности и 20% буџета
- 2: Јуна до септембра 50% активности и 50% буџета
- 3: Октобра до децембра 100% активности и 100% буџета
Узимајући горе наведено, било би опасно да је, на пример, у фази 2 извршено само 40% активности, а да је, ипак, потрошено 50% буџета. То оставља смањење ресурса за 10% које се успут морају прилагодити, чинећи пројекат рањивим на даље промене.
Још једно читање које овај пример има је да последњи квартал има врло агилно и интензивно извођење, јер је половина пројекта развијена, па је веома важно да се надгледа.
Генерално, постоји тенденција да се мисли да пројекти имају сразмерно извршење. Односно, активности су равномерно распоређене током периода, али у стварности то ће зависити од врсте пројекта који се извршава.
Ако је реч о образовном пројекту, логично би то требало прилагодити месецима у којима су ученици у школи, остављајући месеце распуста бесплатним или са мање активности.
Још један важан пример има везе са временом. На пример, грађевински пројекти имају кашњења у зимским месецима, јер киша или хладноћа узрокују промене и хитне случајеве.
Укратко, управљање пројектима захтева претходну процену у финансијском, техничком, еколошком, правном и комуникационом пољу како би се видело какав ће утицај имати на животну средину или какве ударе може претрпети током свог развоја.
Због тога сваки пут пројекте чине мултидисциплинарни тимови који доприносе знањем из различитих области с циљем смањења несигурности и постизања жељеног извршења у заказано време. То би на крају било успешно управљање пројектима.
