Управљање знањем је процес који следи систематски, логичан и организован редослед за производњу, пренос и примену знања.
У основи, управљање знањем примењено на организације јавља се када се знање и искуства преносе са једне особе или групе на другу особу или групу која је део организације.
Стога је управљање знањем систем за олакшавање који преноси индивидуална и колективна искуства. Ова искуства су део знања о људским ресурсима који раде у организацији. Сврха је осигурати да ово знање постане додата вредност за компанију и омогућава јој да стекне одрживу предност у односу на друга.
Пошто се знање не може сматрати нечим ексклузивним за сваког запосленог. Знање се дели и постаје важан капитал компаније. Размењујући знање свако може да га користи, а то омогућава компанијама да повећају своју ефикасност и продуктивност.
Другим речима, управљање знањем омогућава компанијама да додају вредности производима и услугама које продају на тржишту. Ова додана вредност чини да се значајно разликују од конкуренције.
Да ли су информације исто што и знање?
Морамо појаснити да информације и знање не значе исто.
1. Информације
Несумњиво, информација обухвата низ података који су структурирани према својој релевантности и сврси. Информације су поруке које се преносе особи или групи људи који су део организације. Ова порука се преноси ради постизања предложених циљева.
2. Знање
Док је знање скуп знања које је често тешко комуницирати. Из тог разлога је неопходно да се унутар организације развије низ приручника, табела, дијаграма и било ког другог алата који ће им помоћи у преношењу.
С друге стране, знање се непрестано развија. Развија се интеракцијом са људима који га користе и окружењем у којем организација делује. Дакле, знање се непрестано допуњује и унапређује.
Врсте знања
Постоје две углавном две врсте знања:
1. експлицитно
Заиста, експлицитно знање је врста знања која достиже степен формализације у време када се израђују документи, правила, кодекси и норме. Ово омогућава олакшавање процеса преноса путем обука и курсева за формацију који се морају трајно нудити за људске ресурсе.
2. Прешутни
Сада је прећутно знање знање које има свака особа која је део компаније и које је повезано са стеченим искуством и вештинама. Има висок степен важности за било коју компанију, али је теже комуницирати и делити.
Због тога је то нематеријално добро и тешко га је формализовати. Будући да укључује низ веровања, вредности, интуиције и осећања. Из тог разлога је тешко то формализовати речима, јер је екстернализовано афективним радњама.
Предности коришћења управљања знањем
Организације које правилно примењују управљање знањем имају следеће користи:
1. Лак приступ корисним и релевантним знањима
Прво, када се примени правилно управљање знањем, сви у организацији могу брзо приступити знању. Ово знање је корисно и релевантно.
У ствари, имајући лак приступ знању које постоји у организацији, свако може јасно знати ко има прећутно или разумљиво знање. А познато је где се може наћи експлицитно знање, односно оно које мора бити прецизирано јасно и детаљно.
2. Смањење времена
Друго, правилним управљањем знањем могуће је смањити време које компаније користе за развој нових производа. Слично томе, потребно је мање времена за побољшање постојећих производа. А такође су и времена решавања насталих проблема сведена на минимум.
3. Смањење трошкова
Треће, трошкови се генерално смањују, јер се елиминишу трошкови повезани са поновљеним грешкама. Ако имате адекватно знање о процесима, прави се мање грешака и повећава се ефикасност компаније.
4. Управљање ажурираним и иновативним знањем
Коначно, ако се управљање знањем користи правилно, корисно и релевантно знање може се континуирано обнављати. То омогућава да знање са којим запослени у организацији поступају увек буде у току. Исто тако, знање ће увек бити иновативно, тако да компанија боље реагује на промене које се могу догодити.
Који су најважнији елементи управљања знањем?
Наравно, знање поседују људи или људски капитал који је део организације. Међутим, најважнији елементи од интереса за управљање знањем су вештине и информације које људи поседују.
Генерално, сви знамо да је знање које поседује људски капитал предузећа витални и одлучујући ресурс за организацију. Будући да ће од добре или лоше употребе и употребе ове употребе зависити успех или неуспех компаније.
Наравно, ово знање представља кнов-хов организације. Ако компанија успе да искористи ову нематеријалну имовину исправно, може постићи успех. Због тога је неопходно да се то знање чува и организује у информационим системима компаније.
Заправо, када постоји добро структуриран информациони систем, овом знању се може приступити брзо и ефикасно. Све ово олакшава доношење одлука у било којој ситуацији или проблему са којим се може суочити.
Алати који се користе у управљању знањем
Главни алати који се могу користити у управљању знањем су:
- Корпоративно образовање: Укључује све врсте курсева и радионица које запослени похађају ван компаније. То је формални процес примања знања, па би чак могли и да похађају универзитете.
- Управљање вештинама: То је стратешки модел у коме се одређују и управљају вештинама и ставовима које запослени у организацији морају да поседују. То ради постизања утврђених циљева
- Управљање информацијама: Односи се на информационе системе који су наложили и организовали информације. Тако да лако долази до свих оних који то захтевају, а самим тим и процес доношења одлука је лакши.
- Учење у организацији: Мотивише колективно учење, тако да се генерише процес сталних иновација. Тамо где се подразумева да грешке нису неуспех, већ да грешке помажу у сталном побољшању компаније.
- Конкурентна интелигенција: Ради се о одржавању контакта са тржиштима у циљу проналажења нових пословних прилика. На исти начин, омогућава компанији да предвиди ризике који могу на њу утицати и да се са њима суочи на прикладнији начин.
У закључку се може рећи да је примена управљања знањем корисна за било коју компанију. Будући да омогућава организацији да користи боље стратегије, праксе, технике и решења. Резултат тога је повећање ефикасности и продуктивности организације. Исто тако, стандардизацијом процеса побољшава се доношење одлука.