Функције административног асистента су проистекле из административног рада у канцеларији. Они се крећу од корисничких услуга до управљања документима компаније.
Посао административног помоћника има више задатака и са административног гледишта представља основу свакодневне активности предузећа.
Иако је најчешће ово професионално радно место оно са најнижим рангом и платом у структури предузећа, овај тип профила обавља многе и различите основне функције у току предузећа.
За свој рад, асистент мора имати доказано знање и вештине о елементима канцеларије.
Посебно је важан домен основног софтвера за аутоматизацију канцеларије проширен међу пословним ткивом, као и други специфични програми за одређене секторе (графички дизајн, вектори, програмирање, актуарске науке …)
Поред тога, обично је потребно да овај профил рукује рачунарском опремом или средствима која су широко распрострањена у канцеларијама свих врста. Примери за то су рачунари, машине за фотокопирање и друга опрема за обраду и архивирање докумената.
Функције административног помоћника
Административни асистент свакодневно обавља велики број послова. Сви они могу бити категорисани на следећи начин и захтевају низ компетенција:
- Служба за кориснике лицем у лице: Асистент је прва особа доступна јавности и служи као филтер за клијенте објеката сваке компаније.
- Управљање комуникацијама: Овај професионалац треба да организује контакте путем телефона и е-поште. Такође је уобичајено да координирате друштвеним мрежама или веб елементима у одсуству одређених стручњака за те функције.
- Пријем, управљање и слање документације: Уобичајено је да административни помоћници делују као руководиоци пртљага и докумената, распоређујући их по различитим одељењима.
- Свакодневни задаци управљања: Врло често ови радници испуњавају елементарне задатке аутоматизације канцеларија, попут стварања различитих врста садржаја и припреме дневног реда особља. Најистакнутији су рачуни, рачуноводство или управљање документима и датотекама.
- Однос са трећим лицима: Компаније морају успоставити комуникацију са другима, као што су добављачи или јавни регулатори. Често је административни помоћник задужен за одржавање течног протока информација.
- Подршка вишем особљу или надзорницима: Као и у претходној тачки, многи асистенти извршавају задатке подршке за друга подручја компаније са административног гледишта.
Радно место административног помоћника
Ова врста професионалаца може се наћи у свим врстама предузећа, без обзира на њихову величину и економски сектор у којем учествују.
Истовремено је присутан и у приватним и у јавним предузећима са приступом путем опозиције.
Захваљујући развоју новог дигиталног окружења и успону нових телекомуникација, професионални профил административног асистента стекао је нове функције за обављање.
Ово је утицало на потребу за обуком за попуњавање ове позиције у компанији. Обично се ова припрема регулише на курсевима стручног усавршавања усмерених на познавање администрације предузећа или финансија.
