Наруџбеница, која се назива и наруџбеница, је документ којим купац тражи робу од продавца.
На овај начин оно што ми радимо је документовање наших производа. Уобичајена ствар је да се овај документ пошаље добављачу како би могао да испоручи наведену поруџбину. Могућност да то учините физички или виртуелно (путем е-поште или веб странице). Циљ је бити у могућности да накнадно упоредимо доставницу са овом поруџбином и забележимо могуће инциденте, као и да у писаној форми имамо услове наведене поруџбине.
Процес у наруџбеници
Прво морате сазнати потребе које имамо. Када се изабере одговарајући добављач, издаје се налог за поруџбину. Продавац добија оригинал, а купац задржава копију. Продавац уручује поруџбину и прилаже отпремницу која се проверава. Ако нешто није испоручено, остаје на чекању.
Овај документ је користан за обе стране. Купац може контролисати врсту или износ трошкова и направити прогнозу плаћања. Продавац може да организује своје различите поруџбине и направи прогнозу трошкова. У оба случаја корисни су програми управљања, па чак и прорачунска табела. С друге стране, у законске сврхе, када се прихвати, обавезује обе стране на договорену размену.
Садржај документа
Обично се ради о истим подацима који се захтевају на отпремници, само што ће се израз „Наруџба поруџбине“ или слично појавити на заглављу. Детаљно их описујемо у наставку:
- Подаци о купцу и продавцу. Порески идентификациони број сваке државе је веома важан. Такође и пореска адреса.
- Датум и место издавања налога. Прва је од суштинске важности, посебно за контролу времена које је потребно нашем добављачу за снабдевање. На овај начин можемо избећи прекиде залиха.
- Назив производа и референца. Укључена је и наручена количина, цена и могући попусти, промоције или бонуси.
- Одабрани начин плаћања, као и услове и износе које треба платити ако је применљиво. Ова тачка је важна за правилно управљање ризницом.
- Укупни трошкови, могући трошкови превоза, осигурања или слични и, као битан део, овлашћени потпис.
- Датум и начин испоруке. У овом тренутку, по испоруци, купцу ће се послати отпремница на потпис, која је обично у прилогу поруџбине. Такође се морају забележити могући инциденти или оно што није предвиђено.
Истина је да су ови строги захтеви понекад опуштени, у зависности од комерцијалних односа и односа поверења. У многим случајевима се поруџбине врше усмено или телефоном. Може се тражити и путем е-поште, али без документа за наруџбину. Упркос томе, погодно је увек имати контролу над тим наредбама.
Пример документа за наруџбину
Погледајмо пример шта би могао бити документ поруџбине. У њему можемо видети све потребне податке и могуће попусте и трошкове у вези са набавком наведене робе. Такође простор резервисан за инциденте и за потпис особе која прима робу.
Напомена: Горе наведени подаци су измишљени подаци.