Опсег пројекта је скуп процеса неопходних за завршетак пројекта. У том смислу, процеси као што су његов дизајн, извршење и контрола. Опсег утврђују заинтересоване стране у пројекту.
Када организација размишља о пројекту, мора извршити неке прелиминарне процене. Ово је случај финансијске процене пројекта, правне, еколошке, социјалне, економске оцене итд. Све док се коначно, и након постизања повољних резултата у овим описаним евалуацијама, не одлучи започети пројекат.
Али поред еволуције, покретање пројекта значи и дефинисање радијуса деловања пројекта, као и све што је потребно за његово извршење. Из тог разлога је важно знати његов обим и унапред га дефинисати.
Опсег циљева
Пројекат може бити од методе за решавање проблема, побољшања ситуације у организацији, до улагања у нешто што ће у будућности донети користи. Али важно је знати да пројекат неће решити све аспекте организације, већ само оне у којима су повезани његови циљеви.
На пример, ако се компанија одлучи да изгради ново складиште за складиштење залиха, овај пројекат решиће проблеме са простором, залихама, производњом (јер ако има више простора за складиштење, може да произведе мало више) и бржом дистрибуцијом.
То је због веће доступности залиха, што ће омогућити чешће слање производа. Међутим, овај пројекат не мора утицати на квалитет производа који се производе, јер су његови циљеви повезани са залихама, простором и складиштем. Али не и у претходном производном ланцу.
Обим заинтересованих страна
Опсег пројекта је процес који се планира са људима који су заинтересовани за пројекат, било зато што они директно учествују у њему (инжењери, рачуновође, супервизори и менаџери), било зато што финансирају овај пројекат.
Дефинисање обима заинтересованих страна је важно јер дефинише како и када ће учествовати у пројекту.
- Инжењери у фази пројектовања и надзора.
- Рачуновође током извршења за контролу трошкова;
- Надзорници током фазе извршења задатка
- И инвеститори пре, током и после, али само у сврху одговорности.
Ово омогућава пројекту да не интервенише претерано са личним уважавањем, остављајући сваког учесника да учествује на начин који им одговара.
Обим активности
Активности пројекта, од његове идеје, дизајна, фазе извршења, до фазе затварања, морају се дефинисати са листе и наредног програмирања, уз одговарајуће менаџере, неопходне финансијске и оперативне ресурсе. У том смислу, Ганттова табела или софтверски алати за управљање пројектима могу се користити за боље надгледање сваке фазе.
Обим активности омогућава, заузврат, ограничење времена пројекта, потребних људи и финансијских и нефинансијских средстава за његово спровођење.
Може ли се обим пројекта изменити?
Наравно да. И врло је вероватно да пројекат захтева модификације у свом обиму, јер је веома тешко успоставити потпуно асертивну основну линију, јер се активности и ресурси планирају не знајући за евентуалности које се могу појавити.
У овом смислу је важно да све заинтересоване стране поново учествују у модификацијама обима пројекта, како би дале своје одобрење и биле свесне новог програмирања и прилагођавања.
Међутим, није добар знак да се превише модификује обим пројекта, јер показује да је било много аспеката који нису били предвиђени. Стога је то узрок немогућности техничког планирања.
У том смислу, препоручује се да се у проучавању опсега пројекта, ако заинтересоване стране немају довољно искуства да га дефинишу, укључи стручњак у тој области или слични пројекти, који дају своју захвалност и препоруке. И на овај начин можемо минимизирати ризике који настају услед сталне модификације пројекта. Па, ако је тако, овим бисмо наставили да трошимо више ресурса, истовремено да се време њиховог завршетка и добијања користи продужи.
Одговорности у оквиру пројекта
Принцип у управљачкој контроли је успостављање људи одговорних за сваку стратешку линију. Стога је у управљању пројектима важно знати ко ће бити одговоран за сваку фазу. На овај начин се могу захтевати извештаји који ће се надовезати на управљање пројектима. И поред тога, моћи ћемо да знамо да ли се правилно спроводи у опреми пројектног циклуса.
Одговорни су они који ће моћи да упозоре ако је потребно продужење у времену, повећање ресурса или људи.
Укратко, опсег пројекта је прелиминарна структура времена, ресурса, људи, циљева и очекиваних резултата пројекта, који се развија са групом људи који учествују и / или ће имати користи од тога.
Иако обим пројекта може претрпети измене, препоручљиво је да се планира флексибилно и са реалним погледом на његово извршење и резултате. Циљ овога није трпети разочарења која нису предвиђена са довољно техничке строгости.