Управни поступак - шта је то, дефиниција и концепт

Управни процес је скуп фаза (планирање, организација, усмеравање и контрола) чија је сврха постизање циљева предузећа или организације на најефикаснији могући начин.

Још једноставнијим речима, управни поступак се састоји од низа фаза које ће нам помоћи да постигнемо предложене циљеве. Административни поступак је континуиран. Није ствар у томе да се уради свака фаза и ту се све завршава. Када се један циклус заврши, прелази се на следећи. Обично се користи за општи циљ компаније, одређене циљеве или чак за мање пројекте.

Хенри Фаиол, био је творац управног поступка. Из њега произлазе 4 фазе које чине административни поступак:

• Планирати.
• Организујте.
• Олово.
• Контрола.

За Фајола су ове четири фазе биле кључне за добро управљање. Сваки менаџерски тим мора их савладати и узети у обзир за било који пројекат. Међутим, Фајол никада није био екстреман у својим идејама и у његовом раду можете прочитати како је оставио простора за флексибилност и прилагођавање. Дакле, следбеници класичне теорије управе довршавају, унапређују и прилагођавају административни процес различитим врстама компанија рођеним током последњих деценија.

Порекло управног поступка

Порекло управног поступка дугујемо Хенрију Фајолу. Око 1916. године, након 50 година управљања рударском компанијом, Фајол је објавио своју књигу „Администрација Индустриелле ет Генерале“. На шпанском би то било нешто слично «Индустријска и општа управа».

У овој књизи је на основу свог искуства развио читаву своју теорију. Фаиол је у свом раду истакао различите нивое управљања, административне функције и списак принципа за правилно управљање.

Међутим, вреди напоменути да су од свих његових дела најпризнатија његова начела. Конкретно 14 принципа правилне примене.

Карактеристике управног поступка

Управни поступак има мноштво карактеристика и особености, у зависности од компаније која га развија, помињемо најчешће:

• Састоји се од четири међусобно повезане фазе.
• Она мора обухватити све циљеве који се њоме морају постићи.
• Сви они радници који ће бити део процеса морају бити обавештени о истом.
• Његов циљ је створити мапу пута за оптимизацију сваке радње укључене у административни поступак што је више могуће.
• Може га користити било која компанија, без обзира на његове карактеристике.
• Изводи се са претходно предвиђеним временским хоризонтом. На тај начин нуди извесну флексибилност која се прилагођава околностима.

Фазе управног поступка

У дефиницији смо рекли да се управни поступак састоји од низа фаза: планирање, организација, управљање и контрола. У овом одељку ћемо их развити и објаснити. Наравно, пре свега, погодно је знати како су ове две фазе одвојене:

• Механичка фаза: Механичку фазу чине планирање и организација. Могли бисмо рећи да је то статични део процеса.
• Динамичка фаза: Динамичку фазу, са своје стране, чине смер и контрола. У том смислу реч динамичан односи се на кретање.

Односно, када смо планирали и организовали, морамо извршити и прионути на посао.

У сваком случају, важније од разликовања механичке и динамичке је знати различите фазе које је чине:

1. Планирање: Покушајте да распоредите задатке које треба извршити и да решите одговарајућа питања која ће се касније извршити.
2. Организација: Идеја је видети ко ће бити задужен за сваки задатак, којим редоследом и какву структуру ће пројекат имати у извршењу.
3. Правац: Управа није задужена само за слање, она је такође задужена да помогне, подржи и интервенише у било ком сукобу који настане у постизању циљева.
4. Контрола: Контрола се заснива на праћењу поузданих показатеља који вам омогућавају да надгледате да ли ће се постићи највећи циљеви.

Погледајте фазе управног поступка детаљно

Значај управног поступка

Административни процес игра основну улогу у управљању предузећем. Претпоставља да се путоказ треба следити током одређеног периода, како би се постигли циљеви које је поставило руководство.

На овај начин, праћење свих фаза успостављених у управном процесу омогућиће организацији да повећа степен ефикасности када је реч о постизању предложених циљева. Овај процес ће значити смањење броја утрошених ресурса. Из тог разлога, ти уштеђени ресурси могу се користити за друге акције које су корисне за компанију.

Међу предностима које можемо истаћи у административном поступку истичемо следеће:

• Омогућава компанији да у сваком тренутку има будуће планирање.
• Утврдиће се радње које ће се спровести у сваком од могућих сценарија.
• Јасно утврђује циљеве које одређено предузеће има у кратком, средњем и / или дугорочном периоду.
• Ресурси су максимално оптимизовани
• Избегавајте сувишне трошкове који претходно нису били предвиђени.
• То може довести до повећане продуктивности јер побољшава координацију између чланова тима.

На крају, треба напоменути да ће савршено дизајнирани административни поступак спречити појаву догађаја који прекидају шеме менаџера. Сходно томе, смањиће се број импровизованих мера које могу довести до одлука које штете пословању компаније.

Пример управног поступка

На пример, претпоставимо да смо планинари. Циљ нам је да стигнемо до врха пет највиших планина на свету. Циљ је јасан, али потребан нам је процес да бисмо што сигурније постигли своје циљеве. Односно, без угрожавања нашег здравља.

Стога ће нам бити потребан процес за постизање нашег крајњег циља: достизање пет врхова. Иако је сваки врх различит, заузврат ћемо следити низ фаза да бисмо достигли сваки врх (средњи циљеви). Овај низ фаза, које су уобичајене у постизању циљева, називамо административним процесом.

У том смислу, било која компанија или организација која намерава да постигне циљеве мора применити административни поступак. Без управног поступка врло је тешко постићи предложене циљеве. Готово немогуће. Можете ли замислити пењање на Еверест, а да ништа нисте планирали, да нисте тренирали и све ван контроле? Иста ствар се дешава и у послу.