Матрица РАЦИ користи се за додељивање и дефинисање степена одговорности који одговара сваком од људи који су укључени у спровођење пројекта.
Такође је позната и као матрица расподјеле одговорности. Његова сврха је да буде у стању да утврди различите улоге и одговорности које свака особа која формира у извођењу пројекта мора да преузме.
Као последица тога, препоручује се да се припреми на почетку пројекта. Тако да је од почетка јасно и утврђена улога и одговорност коју ће преузети свака особа која учествује у пројекту. Ово такође осигурава да сви учесници постигну већу сарадњу.
Шта значи свако слово које чини име РАЦИ матрице
Назив матрице РАЦИ састоји се од четири слова и свако слово има своје значење. Значење сваког слова је следеће:
Слово Р.
Несумњиво је Р слово које указује на то ко преузима одговорност. Ово писмо дефинише улогу особе која је задужена за извршавање одређеног задатка. Због тога преузимате одговорност за предају завршених домаћих задатака на време и на утврђен начин.
Слово а
Слично томе, слово А одређује ко одобрава. Улога особе која ће деловати као одобравалац је да прихвати и одобри задатак који је поднело одговорно лице. Другим речима, одобравалац потврђује да су радови изведени у складу са потребним захтевима.
Слово Ц.
Слово Ц указује на то с ким се врши консултација. Обично су стручњаци или упућени у неку тему и задатак и са њима се тражи мишљење и сугестије у вези са неким аспектом пројектних задатака. Спољни сарадник консултовао је његово мишљење о неким аспектима који се морају узети у обзир у реализацији пројекта, будући да је он стручњак за ту тему.
Слово И.
Коначно, писмо И одређује ко извештава. Улога ових људи укључује сваког појединца који мора бити информисан о процесу еволуције и развоју задатака који су део пројекта. Они такође морају бити обавештени када су задаци завршени.
Предности израде РАЦИ матрице
Главне користи које треба постићи приликом израде РАЦИ матрице су:
- Улоге и одговорности сваког од учесника укључених у пројекат су јасно дефинисане.
- Могуће је утврдити која особа преузима одговорност за вођење рачуна у вези са задацима или радовима који се морају извршити.
- Омогућава уравнотежење оптерећења између људи, тимова или одељења укључених у развој пројекта.
- Олакшава контролисано праћење развоја и извршавања задатака и рада потребних за успешно довршавање развоја пројекта.
Како се гради РАЦИ матрица
Да би се развила РАЦИ матрица, морају се следити следећи кораци:
Корак 1
Прво се одређују задаци које треба извршити у оквиру пројекта и постављају као редови који чине матрицу.
Корак 2
Друго, људи који су укључени у развој пројекта идентификују се и постављају у облику колона унутар матрице.
3. корак
Треће, постављена су слова речи која чине име РАЦИ матрице. Додељивањем сваког слова за сваки задатак могуће је дефинисати ко ће од укључених људи бити одговоран, ко одобрава, са ким се врши консултације и ко мора бити обавештен у извршењу сваког пројектног задатка.
4. корак
Коначно, биће могуће утврдити да ли је сав посао добро распоређен, има ли празног простора и постоје ли дупликати. Ово у циљу провере да ли је све добро обликовано и избегавања каснијих проблема.
Предности и недостаци примене РАЦИ матрице
Предности које се могу постићи у спровођењу пројекта применом РАЦИ матрице су следеће:
1. Постоји агилан и једноставан процес комуникације
Комуникација се обично покаже једноставнијом и бржом, јер РАЦИ матрица омогућава вам јасну визуализацију улоге и функције коју би свака особа требало да игра. Ово не елиминише, али минимализује проблеме у комуникацији између људи који су укључени у пројекат.
2. Побољшати продуктивност
Очигледно је да минимизирањем проблема у комуникацији то доприноси бољој употреби времена и као последица тога постиже се повећање продуктивности. Време завршетка сваког задатка се скраћује, а то поједностављује укупан процес извршења.
3. Правилна расподела рада
Поред тога, РАЦИ матрица омогућава вам да визуализујете одговорности и функције, тако да се може идентификовати ако се радни терет дистрибуира пропорционално. Ако је могуће утврдити да је одговорној особи додељено прекомерно оптерећење, потребна прилагођавања се извршавају пре извршења пројекта. Постизање уравнотеженије расподеле терета и одговорности.
4. Очекивања су испуњена
Заправо, приликом примене овог алата, резултати добијени на крају пројекта врло су слични резултатима који се очекују на почетку пројекта. До тога долази зато што можете боље да контролишете све задатке који се морају развити. Поред тога, свака особа тачно зна за шта је одговорна у читавом процесу извршења пројекта.
Иако су предности велике и бројне, РАЦИ матрица такође може имати недостатака.
- У почетку може бити прекомерно сложено за примену, што негативно утиче на његово разумевање.
- Упркос чињеници да је РАЦИ матрица одличан алат, није довољно само да је створите, већ је морате и поштовати.
- У складу са горе наведеним, онима који нису упознати са матрицом може бити скупо генерирати је први пут.
- Постоји могућност да постоје пројекти који не захтевају планирање ове врсте, па је стварање матрице можда више нешто што успорава пројекат, него нешто што га покреће.
Закључно, РАЦИ матрица је врло корисно средство које се може применити у било којој врсти пројеката. Пошто одређује улоге и функције свих људи који учествују у његовој реализацији. Ово фаворизује бољу контролу и постизање бољих резултата на крају пројекта.