Управљање процесима је приступ који организацију сматра мрежом повезаних и међусобно повезаних процеса. Стога је то начин управљања организацијом заснован на процесима који се спроводе.
Без сумње, процес је низ активности којима је циљ да додају вредност улазу за постизање резултата или резултата. Сав излаз мора задовољити потребу или захтев интерног или екстерног купца компаније.
Наравно, било који поступак, било да је једноставан или компликован, велики или мали, мора имати улаз, трансформацију и излаз. Улаз је сваки ресурс или унос који се морају трансформисати. Трансформација је радни процес који додаје вредност инпутима и даје резултат. Резултат представља коначни резултат, попут добра или услуге која успе да задовољи потребе.
Поред тога, управљање усмерено на процес супротно је традиционалној структури организација заснованих на функцијама. Основна идеја је додавање вредности унутрашњим и спољним купцима. Из тог разлога се континуирано побољшава све процесе кроз њихову идентификацију, опис и документацију.
Како знати да ли је активност процес?
У ствари, не могу се све активности које се спроводе у предузећу сматрати процесом. Да бисте активност сматрали процесом, морате:
1. Имајте јасну мисију и сврху
Свака активност класификована као процес мора одговарати мисији и сврхама које је успоставила организација. Ове активности морају одговарати ономе што компанија очекује да буде урађена.
2. Активност мора бити прецизно дефинисана
Сви чланови организације морају тачно знати како треба спровести сваки процес. Чак и када је запослен нови запосленик, можете имати приступ документованим изворима који указују на то како се свака активност спроводи.
3. Мора садржавати улазе и излазе
Наравно, сваки процес мора имати улазне податке или сировине који се морају трансформисати у коначни резултат. Овај резултат је оно што је познато као резултат процеса који додаје вредност за интерне и екстерне купце.
4. Могу се идентификовати добављачи, купци и коначни производ
Природно, добављачи ће бити сви они који снабдевају улазне сировине или сировине за спровођење процеса. Клијент ће бити прималац робе или генерисане услуге. Док је коначни производ излаз вредности коју тај процес генерише.
5. Активност се може поделити на задатке или потпроцесе
Сваки процес може имати један или више задатака које ће извршити један или група људи одговорних за његово извршење.
6. Може се документовати
Све ове активности могу се документовати помоћу методологије управљања процесом, дефинишући времена, ресурсе и трошкове. Сва ова документована евиденција осигурава усклађеност са стандардима квалитета.
7. Има додељивање одговорности
Свакако је процес подељен на задатке који се морају изводити у одељењу или у неколико одељења компаније. Свака активност треба да дода вредност интерним купцима, ако говоримо о потпроцесу, или спољним, ако је то завршна фаза изласка из процеса. На сваком кораку мора бити особа задужена за сваки од излаза.
Зашто је важно да се заснивате на процесу?
Логично је претпоставити да управљање процесима дефинише процесе који се морају изводити на претходно структуриран начин, непрекидно их преиспитујући како би се пронашле могућности за побољшање. Ово с обзиром на то да, ако се процеси организације континуирано побољшавају, то помаже побољшању укупне функције организације.
Заиста, фокус на процесе омогућава свеобухватан поглед на пословање компаније уопште и на глобалном нивоу. Такође препознаје да компанија мора имати хоризонталну структуру како би у потпуности одговорила на циклус процеса.
Поред тога, сви процеси траже задовољство купаца. Када се говори о микро процесу, он укључује само интерне процесе који задовољавају потребе интерних купаца. Сада макро процес укључује и интерне и екстерне процесе како би се задовољили интерни и екстерни купци организације.
Слично томе, са фокусом на процесе, компанија ће моћи да постигне конкурентску предност, јер овај тип администрације даје приоритет задовољству купаца. То значи да су компаније приморане да максимизирају своју ефикасност. Сходно томе, императив је да организације траже континуирано побољшање својих процеса и, заузврат, компаније уопште, нудећи боља решења за проблеме купаца.
Предности управљања процесима
Управљање процесима има следеће предности:
1. Смањите непотребне интерне трошкове
За почетак, компанија може смањити непотребне трошкове у оквиру својих процеса, јер може елиминисати задатке или кораке који не додају вредност. Стога, ако се елиминишу непотребни кораци, елиминишу се и трошкови.
Елиминацијом активности без додавања вредности, процес постаје прецизнији и компанија се може више усредсредити на испуњавање захтева, потреба и очекивања купаца. Све заједно штеди ресурсе као што су време, новац и људски напор.
2. Скратите време испоруке
Затим, времена извођења или времена извођења могу се скратити идентификовањем застоја у процесном циклусу. Из тог разлога, процеси се елиминишу и поједностављују.
3. Побољшава квалитет и услугу које клијент доживљава
С друге стране, побољшавајући квалитет и понуђене услуге, клијент боље задовољава своје потребе. Вођење купаца да воле да одржавају однос са компанијом.
4. Укључити додатне услужне активности
Такође, овај приступ веома лако додаје додатне погодности корисничке услуге. Ови агрегати услуга имају ниску цену и клијент их лако може примити.
Карактеристике организација које користе управљање процесима
1. Процес превладава над структуром
На првом месту, компаније које примењују управљање процесима сматрају да структура предузећа није ништа друго до инфраструктура за спровођење процеса. Стога они дају значај процесима и стратегије су дизајниране на основу процеса.
2. Његова организација је трансверзална
Друго, управљање процесима чини организације да се конфигуришу као скуп или систем процеса и потпроцеса који омогућавају постизање циљева. Главни циљ свих процеса је стварање вредности за купца.
3. Коришћење информација
Треће, организације дају велику вредност информацијама о различитим процесима и активностима које се морају спровести. Стални проток информација је пресудан за успешно функционисање свих процеса и општег пословања компаније.
4. Они су генератори вредности
Коначно, организације које примењују управљање процесима су генератори вредности. Из истог разлога што се заснива на процесу, сваки излаз је додана вредност кроз производе и услуге које нуде. И ово је основна сврха сваког процеса.
Кораци управљања процесом
Најважнији кораци у примени управљања процесима су:
1. Информације, обука и учешће
Управљање процесима је нови начин управљања. Стога је неопходно да сви буду информисани и обучени пре примене процеса. Поред тога, сви морају бити информисани о циљевима које процес тражи, које су његове фазе и која је сарадња потребна.
2. Идентификација процеса
Процеси морају бити јасно идентификовани. Због тога се мора направити списак свих процеса који се спроводе. Сваки процес мора имати:
- Име.
- Активности и кораци које морате предузети.
- Мапа процеса.
3. Избор релевантних процеса
Треба напоменути да су релевантни процеси они који додају највише вредности и веома су важни за ефикасно обављање послова компаније. Из тог разлога они имају значајан утицај на стратешке циљеве компаније.
4. Успоставите одговорног
Када се утврде релевантни процеси, додељује им се менаџер. Одговорна особа мора имати одговорност и аутономију неопходну за испуњење стратешких циљева.
5. Анализа процеса и откривање проблема
Сваки процес се анализира, без обзира испуњава ли предложене циљеве или не. Ако се неко од њих не састане са њима и не представља проблем, мора се на одговарајући начин редизајнирати.
6. Исправљање проблема
Када се идентификују проблеми који имају највећи утицај на циљеве и клијенте, тражи се решење за њих. Ово дефинише акције које се морају следити како не би утицале на перформансе процеса и на организацију у целини.
7. Употреба индикатора
Коначно, процеси ће се периодично оцењивати. Од ове процене зависиће да ли се придржавају предложених показатеља. Индикатори су веома важни за анализу стварних перформанси процеса и за утврђивање слабих тачака. Све ово, у циљу примене корективних мера.
Да закључимо, можемо рећи да управљање процесима повећава ефикасност организација. То зато што ће његов успех зависити од адекватног извршења његових процеса, који морају бити јасно документовани. Али, пре свега, морају бити усмерени на стварање вредности за купца.